決算作業について解説!【1円でも間違えば終わり…】

  • 2020年8月20日
  • Work

決算作業ってすごい大変って聞くけど、一体どんなことをしているんだろう?

こういった疑問にお応えします。

関連する部署

厳密見言えば経理以外の部署も関係してきますが、決算を取りまとめるのは経理のためこのように書いています。

まずは決算の流れについて解説

決算は翌年の6月上旬〜中旬に確定をします。

年度が終わる3月に確定するイメージがあるかもしれませんが、地方自治体では「出納閉鎖期間」といって、残っている前年度の支出を4月1日〜5月31日の間も行って良いというルールがあります。

例えば3月31日に終わった工事について、その日のうちに業者へ工事代を支払うのは無理ですよね。
このような処理を可能にするため出納閉鎖期間が設けられているのです。

いわば支払いの「アディショナルタイム」です。

出納閉鎖期間である5月31日が終わった瞬間の6月には前年度の決算額を固める必要があるため、作業時間がかなり短くなります。

決算見込みってなに?

先ほどの画像に「決算見込み」が8月、11月、2月、4月、5月にありました。

その名の通り、6月時点での決算額がだいたいこのくらいになりそうだなという数字を見込むものです。

よく職員でも勘違いする人がいますが、その時点での支出済み額ではありません。1年間通していくら予算を使うのかを見込むのが「決算見込み」です。

これはあくまでモデルなので、こんなに多く決算見込みはしない自治体もあります。

なぜ決算見込みを出す必要があるのか?

決算見込みは、予算をいくら執行(支出)するのか把握するために行います。

例えば上の画像のように予算10億円の街路工事について、工事費が下がったため3億円あまることが判明した場合、その分の予算を他の街路工事に使うことができます。

逆に予算額をオーバーすることが判明した場合、「補正予算」といって年度の途中に予算額を増額させる処理を行う必要がでてきます。

このような予算の過不足を決算見込みを出すことで把握しているのです。

どの部署が決算作業で苦労するの?

部署を取りまとめているいわゆる「総務課(経理)」と、その総務課をとりまとめるいわゆる「財務課」がすごい大変です。

実際に事業をして決算見込みを出すのは事業担当課(上の図でいう一番下の課)、それを取りまとめるのが各部署の総務課です。

なんでとりまとめの総務課が一番たいへんなの?一番下の計画課とかのほうがたいへんじゃない?

総務課は部署全体をとりまとめるので作業量が膨大なんだ。しかも、事業担当課の出してくる数字はだいたいどこか間違っているんだ・・・

ゾウさん
ゾウさん

事業担当課が報告する決算数値は絶対に間違っている?!

私も総務課(経理)にいた経験があるのですが、事業担当課が報告する決算額の数字は絶対にどこか間違えています。

何百件、何千件といった支出・収入をもれなく計算しないといけないため無理もありませんが、そのあとチェックする経理の仕事が本当に大変なんです。

決算に関する説明は以上です。

ありがとうございました。